Memorion als Bestattersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Memorion

Wir haben die Altovate GmbH über seine Bestattersoftware Memorion ausgefragt.

Die Antworten der Altovate GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Bestattersoftware in 3 Sätzen.

Memorion ist eine cloudbasierte Komplettlösung für Bestattungshäuser: von der Sterbefall-Aufnahme über Checklisten, Behördenschreiben, Trauerdruck und Gedenkseiten bis zu Rechnung, E-Rechnung und DATEV-Export — alles in einer Oberfläche. Als eine der ersten Bestattersoftwares setzt Memorion KI dort ein, wo sie im Alltag messbar Zeit spart, etwa beim Ausweis-Scan in der Aufnahme oder bei Textentwürfen für Traueranzeigen. Betrieb und Datenhaltung erfolgen DSGVO-konform auf Servern in der EU, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

1. KI, die konkret Zeit spart: Personalausweis oder Krankenkassenkarte im Angehörigengespräch abfotografieren — die Stammdaten werden automatisch übernommen. Dazu KI-Textentwürfe für Traueranzeigen aus den Falldaten, KI-Aufwertung alter, verpixelter Fotos für den Trauerdruck und KI-Import von Lieferanten-Preiskatalogen aus PDF-Dateien. Unsere Pilotanwender berichten von rund zwei Stunden Ersparnis pro Tag.
2. Wirklich alles in einer Plattform: Fallverwaltung, Trauerdruck-Editor, Gedenkseiten, Online-Terminbuchung, Kundenportal, Zeiterfassung, Bereitschaftsplanung und Fuhrparkverwaltung. Kein Wechsel zwischen drei, vier Insellösungen.
3. Transparente Preise ohne Einrichtungsgebühr: Alle Preise stehen öffentlich auf der Website. Bei etlichen Wettbewerbern fallen 500 bis 3.750 € Einrichtungskosten an — bei Memorion 0 €.
4. Moderne Web-Anwendung ohne Installation, ohne Server im Haus, ohne Update-Aufwand.
5. Monatlich kündbar. Wir binden Kunden über das Produkt, nicht über Vertragslaufzeiten.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Ehrliche Antwort: Memorion ist ein junges Produkt und befindet sich 2026 in der Pilotphase. Wer eine Referenzliste mit hunderten Betrieben oder zwanzig Jahre Firmenhistorie erwartet, findet die bei uns (noch) nicht — dafür fließt Feedback aus den Pilotbetrieben oft binnen Tagen in die Software ein.
Funktional fehlt: ein Offline-Modus (eine Internetverbindung ist erforderlich) und eine Friedhofs- bzw. Krematoriumsverwaltung (bewusste Entscheidung — wir bauen für Bestatter, nicht für Friedhofsträger). Eine direkte Übermittlung in Behörden-Fachverfahren gibt es nicht — die bieten die Ämter flächendeckend aber auch nicht an; der Versand der fertigen Behördenpost läuft dafür automatisiert per Klick als echter Brief (Hybridpost). Wer zwingend eine lokal installierte Software möchte, ist bei uns falsch.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Memorion ist eine reine Web-Anwendung — es gibt bewusst keine Installationsvariante. Die Software läuft vollständig im Browser: keine Installation, kein Server im Betrieb, keine manuellen Updates, Zugriff von jedem Gerät und jedem Standort. Neue Mitarbeiter oder zusätzliche Geräte sind in Minuten arbeitsfähig.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Die Oberfläche ist vollständig responsiv — sämtliche Funktionen stehen auch auf Tablet und Smartphone im Browser zur Verfügung, eine gesonderte App ist nicht nötig (und damit auch kein App-Store-Update). Besonders für unterwegs und das Trauergespräch ausgelegt: Die Sterbefall-Aufnahme ist für das Tablet optimiert (iPad im Angehörigengespräch statt Papierbogen), mit Ausweis-Scan per Kamera, Abfotografieren von Dokumenten direkt an den Fall, Kalender, Kontakten und dem Stempeln der Arbeitszeit. Als Add-on gibt es zudem ein Zeiterfassungs-Terminal als iPad-Kiosk mit QR-Code-Scan, ganz ohne Login.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, uneingeschränkt. Alle Nutzer arbeiten gleichzeitig auf einer zentralen Cloud-Datenbank — Änderungen sind sofort für alle sichtbar, es gibt keine Datensatz-Sperren oder Synchronisationsläufe. Rollen und Rechte (Inhaber/Mitarbeiter) regeln, wer was sieht und ändern darf. Die Nutzerzahl richtet sich nach dem Tarif: Solo (1 Nutzer), Büro (bis 3), Institut (unbegrenzt).

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Lediglich ein aktueller Browser (Chrome, Edge, Safari oder Firefox) und eine Internetverbindung. Betriebssystem und Gerät sind egal — Windows, macOS, iPad, Android-Tablet oder Smartphone. Es gibt keine Mindest-Hardware-Anforderungen und nichts zu installieren.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, einen Offline-Modus gibt es nicht — Memorion setzt eine Internetverbindung voraus. Das ist die Kehrseite der zentralen Datenhaltung, die dafür Mehrgeräte-Betrieb ohne Synchronisationskonflikte ermöglicht. In der Praxis reicht eine normale Mobilfunkverbindung für alle Funktionen aus, auch für die mobile Aufnahme beim Angehörigengespräch.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden laufend und vollautomatisch eingespielt — ohne Zutun des Anwenders, ohne Wartungsfenster, ohne Ausfallzeiten. Es gibt nichts herunterzuladen oder zu installieren; beim nächsten Öffnen ist die aktuelle Version da. Neue Funktionen dokumentieren wir in der Online-Dokumentation und im Benutzerhandbuch. In der aktuellen Pilotphase fließen Rückmeldungen der Anwender oft innerhalb weniger Tage als Verbesserung in die Software ein.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Datensicherung läuft vollautomatisch und täglich serverseitig im Rechenzentrum — der Anwender muss nichts tun, nichts konfigurieren und nichts wissen. Genau das ist für technisch weniger affine Nutzer der Vorteil gegenüber lokalen Installationen, bei denen die Sicherung erfahrungsgemäß an der Praxis scheitert. Zusätzlich lassen sich die eigenen Daten jederzeit selbst exportieren (PDF, CSV, DATEV-Format).

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Hosting und Datenhaltung erfolgen ausschließlich auf Servern in der EU. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt, die Speicherung verschlüsselt; hinterlegte API-Schlüssel von Drittdiensten werden zusätzlich mit AES-256 verschlüsselt abgelegt. Jeder Betrieb ist auf Datenbankebene strikt getrennt (Row Level Security als technische Mandantentrennung, nicht nur als Software-Filter). Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) steht jedem Konto zur Verfügung; ein Rollen- und Rechtekonzept regelt den Zugriff im Team, und neben dem Änderungsprotokoll wird auch protokolliert, wer einen Fall angesehen hat (Lese-Audit).
Dazu kommt ein konfigurierbares Lösch- und Anonymisierungskonzept: Abgeschlossene Fälle werden nach der vom Betrieb gewählten Frist automatisch anonymisiert (Rechnungen bleiben gemäß § 147 AO erhalten). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Vertragsbestandteil; TOM-Dokument (Art. 32) und Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 Abs. 2) stehen für den Datenschutzbeauftragten direkt in der Software zum Download. Wichtig beim Thema KI: Auch die KI-Funktionen laufen DSGVO-konform — verarbeitete Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

— DATEV-Export (EXTF-Format) für die direkte Übergabe an den Steuerberater
— SevDesk und Lexware Office: Rechnungen werden per Klick als Entwurf in die Buchhaltung übergeben — keine Doppelerfassung
— E-Rechnung: XRechnung (UBL/EN 16931) und ZUGFeRD/Factur-X direkt aus dem Rechnungsmodul
— Kalender-Synchronisation mit Microsoft 365/Outlook (bidirektional) und Google Kalender, dazu iCal-Export
— Briefdienst-Anbindung (LetterXpress): Behördenbriefe und Abmeldungen werden per Klick als echter Brief versendet — gedruckt, kuvertiert, zugestellt über die Deutsche Post, auf Wunsch als Einschreiben
— Online-Terminbuchung, über die Angehörige direkt Beratungstermine buchen
Der praktische Vorteil: Die Rechnung entsteht aus dem Fall, wandert ohne Abtippen in die Buchhaltung und von dort zum Steuerberater.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Bestatter-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Sterbefall-Erfassung?
    • Wie können neue Sterbefälle angelegt werden?
    • Gibt es Vorlagen oder automatisierte Workflows?
    • Weitere Funktionen im Bereich Sterbefall-Erfassung?

Die Aufnahme ist als geführter Ablauf aufgebaut: Vom Erstkontakt bis zum vollständigen Fall führt die Software Schritt für Schritt durch alle Pflichtangaben inklusive vollständiger Personenstandsdaten. Das Alleinstellungsmerkmal ist der KI-Ausweis-Scan: Personalausweis, Krankenkassenkarte oder Urkunden werden einfach abfotografiert — die Daten werden automatisch erkannt und in den Fall übernommen. Das spart im Angehörigengespräch die komplette Tipparbeit und vermeidet Übertragungsfehler; in dieser Form bietet das nach unserer Kenntnis kein anderer Anbieter.
Die Aufnahme ist für das Tablet optimiert — das Trauergespräch wird direkt am iPad geführt, ohne Zettel und ohne nachträgliches Übertragen; Dokumente werden im selben Gespräch mit der Kamera erfasst. Darüber hinaus kann die KI das Trauergespräch auf Wunsch transkribieren und die besprochenen Angaben automatisch in den Fall einpflegen — diese Funktion ist bewusst optional und im Praxiseinsatz noch nicht erprobt, da viele Bestattungshäuser sie derzeit noch als zu modern empfinden. Wer sie testen möchte, erhält sie im Pilotprogramm freigeschaltet.
Jeder Fall erhält automatisch eine Fallnummer und durchläuft konfigurierbare Phasen mit Checklisten (Kanban-Ansicht), sodass jeder im Team sieht, was erledigt ist und was ansteht. Briefe, Abmeldungen und Trauerdruck-Dokumente füllen sich automatisch aus den Falldaten. Dokumente lassen sich direkt am Fall scannen und ablegen. Für sensible Fälle gibt es eine Vertraulichkeits-/Auskunftssperre-Kennzeichnung.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Kundendaten?
    • Strukturierte Erfassung von Angehörigen, Verstorbenen, Kontaktdaten?
    • Speicherung von Vertragsunterlagen und Dokumenten?
    • Historie und Nachverfolgung von Aufträgen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Verwaltung von Kundendaten?

Verstorbene, Angehörige und Auftraggeber werden strukturiert und getrennt erfasst, mit allen Kontaktdaten und Beziehungen zum Fall. Verträge und Dokumente werden direkt am Fall gespeichert (auch per Kamera-Scan). Jeder Fall hat eine Aktivitätshistorie; abgeschlossene Fälle wandern in ein durchsuchbares Archiv. Dazu kommt eine zentrale Kontaktverwaltung mit Kategorien für das gesamte Netzwerk des Betriebs — Floristen, Friedhofsverwaltungen, Standesämter, Krematorien, Redner, Zeitungen — die direkt aus dem Fall heraus genutzt wird. Vorsorgeverträge werden in einem eigenen Vorsorge-Modul geführt und bei Eintritt in einen Sterbefall überführt.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Formalitäten und Behördengängen?
    • Gibt es Funktionen zur Verwaltung von behördlichen Formularen und Dokumenten?
    • Unterstützt die Software beim Abmeldeprozess bei Ämtern (z. B. Standesamt, Rentenversicherung, Krankenkasse)?
    • Allgemeiner Abmelden-Assistent (Verträge, Mitgliedschaften, Abos, etc.)?
    • Können Angehörige Aufträge, Vollmachten oder Datenschutz-Einwilligungen digital unterzeichnen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Formalitäten und Behördengänge anmerken?

Der Briefe-Generator erzeugt Behördenschreiben (z. B. an das Standesamt) fertig aus den Falldaten — Briefkopf, Personenstandsdaten und Empfänger sind bereits eingesetzt. Der Abmelde-Assistent deckt sowohl die klassischen Stellen (Rentenversicherung, Krankenkasse) als auch allgemeine Abmeldungen ab: Verträge, Mitgliedschaften und Abos werden je Fall erfasst und mit fertigen Anschreiben abgearbeitet, inklusive Statusverfolgung, was schon erledigt ist.
Angehörige können Aufträge und Vollmachten digital unterzeichnen — direkt am Bildschirm im Beratungsgespräch oder von zu Hause per Link.
Der Versand selbst ist ebenfalls automatisiert: Per E-Mail direkt aus dem angebundenen Postfach des Bestatters — oder per Klick als echter Brief (Hybridpost): Memorion übergibt das fertige Schreiben an den Briefdienstleister, der druckt, kuvertiert und über die Deutsche Post zustellt, auf Wunsch als Einschreiben. Das funktioniert ohne jede Einrichtung ab dem ersten Tag (Abrechnung je Brief ab 1,50 € über Memorion); wer möchte, hinterlegt stattdessen sein eigenes LetterXpress-Konto. Jeder Versand wird am Fall protokolliert. Damit funktioniert der digitale Versand bei jeder Behörde — unabhängig davon, ob diese selbst digital angebunden ist. Einen direkten elektronischen Übermittlungsweg in Behörden-Fachverfahren gibt es (noch) nicht; den bieten die Ämter flächendeckend auch nicht an.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung von Trauerfeiern?
    • Erstellung von Ablaufplänen?
    • Verwaltung von Musikstücken, Rednern, Blumenschmuck?
    • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Floristen, Redner, Musiker, etc.)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Planung von Trauerfeiern?

Die Planung läuft über das Zusammenspiel von Fall-Checklisten, Aufgaben und Kalender: Jede Trauerfeier wird mit allen Terminen (Feier, Beisetzung, Beratung) im Kalender geführt, die zugehörigen Erledigungen als Aufgaben mit Zuständigkeit, Fotos und Zeiterfassung. Externe Dienstleister — Floristen, Redner, Musiker — sind als Kontakte hinterlegt und werden dem Fall zugeordnet, sodass alle Beteiligten und Absprachen an einer Stelle stehen. Über die digitale Gedenkseite sehen Angehörige und Trauergäste die Beerdigungsinformationen online.
Der Ablaufplan-Generator erstellt je Fall ein druckbares Programm der Trauerfeier (Uhrzeiten, Programmpunkte, Mitwirkende) für Team, Redner und Musiker — Musikstücke werden dabei per Klick aus der integrierten Musikverwaltung (Titel, Interpret, Anlass) übernommen. Der Ablaufplan geht per Klick als PDF, E-Mail oder Brief an alle Beteiligten.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Traueranzeigen?
    • Gibt es Vorlagen für Traueranzeigen, Danksagungen oder Trauerkarten?
    • Können individuelle Layouts gestaltet werden (z. B. Logos, Fotos, Symbole)
    • Ist ein direkter Export oder Versand an Druckereien/Zeitungen/Online-Trauerportale möglich?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Traueranzeigen anmerken?

Hier liegt eine der größten Stärken von Memorion: Der integrierte Trauerdruck-Editor arbeitet auf dem Niveau moderner Design-Tools — direkt im Browser, ohne Zusatzsoftware. Enthalten sind Traueranzeigen, Danksagungen, Sterbebilder und Trauerkarten inklusive Faltkarten, mit über 20 professionellen Vorlagen, 17 Schriften, über 40 Trauermotiven sowie Rahmen, Formen und Linien. Eigene Logos, Fotos und Motive lassen sich hochladen. Der eingebaute Foto-Editor (Zuschneiden, Schwarz-Weiß, Helligkeit, Rahmen) wird ergänzt durch eine KI-Foto-Aufwertung, die alte, kleine oder verpixelte Bilder druckfähig macht — ein Alltagsproblem in jedem Bestattungshaus. Die KI entwirft auf Wunsch den Anzeigentext direkt aus den Falldaten.
Der Export erfolgt als druckfertiges PDF in 300 dpi für Druckerei oder Zeitung; ein Anzeigen-Kalkulator berechnet Zeitungspreise nach Spalten und Millimetern, und die Zeitungs-Dokumentenverwaltung hält Freigaben und Belege je Fall zusammen. Zahlungen laufen über das integrierte Rechnungsmodul inklusive Mahnwesen.
Warum wir das für besser umgesetzt halten als am Markt üblich: Bei den meisten Wettbewerbern ist Trauerdruck eine separate Software oder ein Fremdprodukt mit eigener Datenpflege. Bei Memorion ist der Editor Teil der Fallakte — Namen, Daten und Fotos sind schon da. Der Trauerdruck ist als Add-on „Trauerdruck Pro“ für 39 €/Monat mit unbegrenzten Dokumenten zubuchbar.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Kalenderfunktionen für Trauerfeiern, Beisetzungen, Beratungsgespräche?
    • Erinnerungsfunktionen und Benachrichtigungen für Kunden/Angehörige?
    • Synchronisation mit externen Kalendern (z. B. Outlook, Google, Apple…)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminplanung?

Der Kalender (Tages-, Wochen- und Monatsansicht) führt alle Terminarten: Trauerfeiern, Beisetzungen, Beratungsgespräche, Abholungen. Termine lassen sich Fahrzeugen zuweisen — bei Doppelbelegung warnt die Software automatisch. Eine Verfügbarkeitsleiste zeigt je Tag, wer im Urlaub oder in Bereitschaft ist, damit nicht am falschen Tag geplant wird. Über die Online-Terminbuchung buchen Angehörige selbst Beratungstermine in freigegebene Zeitfenster. Erinnerungen: Sowohl bei Online-Buchungen als auch bei manuell angelegten Terminen kann eine automatische E-Mail-Erinnerung an die Angehörigen hinterlegt werden (wählbarer Vorlauf). Die Synchronisation mit Microsoft 365/Outlook läuft bidirektional, Google Kalender wird ebenfalls angebunden; zusätzlich gibt es iCal-Export für alle anderen Kalender-Apps.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software durch Online-Services für Angehörige?
    • Gibt es ein Online-Kundenportal, in dem Angehörige Dokumente hochladen oder einsehen können?
    • Können Trauerfeiern oder Abläufe digital abgestimmt und geplant werden?
    • Lassen sich Rechnungen oder Angebote online bereitstellen und freigeben
    • Weitere Funktionen im Bereich Online-Services für Angehörige?

— Online-Terminbuchung: Angehörige buchen Beratungstermine direkt online in freigegebene Zeitfenster.
— Kundenportal: Angehörige sehen Dokumente ein und laden eigene Unterlagen hoch; eingehende Dokumente landen im Posteingang des Bestatters direkt am Fall.
— Digitale Unterschrift: Aufträge und Vollmachten werden am Bildschirm oder per Link unterzeichnet.
— Digitale Gedenkseite (Add-on, 39 €/Monat für unbegrenzt viele Seiten): öffentliche Gedenkseite mit Kondolenzbuch, Beerdigungsinformationen und Spendenfunktion — vergleichbare Gedenkportale kosten als Einzelprodukt anderswo mehr.
— Angebots-Freigabe: Der Bestatter gibt den Kostenvoranschlag ins Portal frei — die Familie sieht das PDF und nimmt das Angebot dort verbindlich an (mit Name und Zeitstempel dokumentiert) oder lehnt es ab. Der Status erscheint sofort in der Software.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Inventarverwaltung?
    • Verwaltung von Fahrzeugen, Särgen, Urnen und sonstigem Inventar?
    • Übersicht über Verfügbarkeiten und Reservierungen?
    • Weiteres zum Thema Inventarverwaltung?

Fahrzeuge werden im eigenen Fuhrpark-Modul geführt: Stammdaten, TÜV-Termine mit Ampel-Warnung, Versicherungsdaten, Partner-Werkstatt mit Kontakt (damit im Schadensfall jeder Mitarbeiter sofort handeln kann), Dokumente als PDF/Scan und frei anlegbare Reifen-Lagerorte. Die Dispo-Anbindung an den Kalender erkennt Doppelbelegungen automatisch.
Särge, Urnen und weiteres Sortiment laufen über die Artikel- und Lieferantenverwaltung: Preiskataloge werden per CSV importiert oder per KI direkt aus PDF-Preislisten der Lieferanten ausgelesen; Artikel wandern per Klick in Kostenvoranschlag und Rechnung. Die Lagerbestandsführung ist integriert: Stückzahlen und Mindestbestände je Artikel, Entnahme- und Wareneingangs-Buchungen mit Protokoll (wer, wann, warum) durch das ganze Team, automatischer Nachbestell-Hinweis bei Unterschreiten des Mindestbestands und optionale Lagerentnahme direkt bei der Übernahme eines Artikels in den Kostenvoranschlag.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung & Buchhaltung?
    • Rechnungsstellung (inkl. Abschlags- und Teilrechnungen)?
    • Verwaltung von Zahlungseingängen & Mahnwesen (Verknüpfung mit Bankkonto möglich?)
    • Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme, etc.) möglich?
    • Weiteres zum Thema Abrechnung & Buchhaltung?

Das Rechnungsmodul erzeugt Rechnungen vollständig § 14 UStG-konform, vom Kostenvoranschlag bis zur fertigen Rechnung mit hinterlegter Preisliste. E-Rechnung ist eingebaut: XRechnung (UBL/EN 16931) und ZUGFeRD/Factur-X — angesichts der E-Rechnungspflicht ein Punkt, den man beim Softwarekauf 2026 nicht mehr ignorieren sollte. Das Mahnwesen arbeitet mit Mahnstufen, Mahngebühren, Verzugszinsen und fertigen Mahn-PDFs. Zahlungseingänge werden in der Software erfasst; eine automatische Bankkonto-Anbindung gibt es derzeit nicht.
Abschlags- und Schlussrechnungen sind vollständig abgebildet: Abschlagsrechnungen für Anzahlungen, die Schlussrechnung rechnet alle gestellten Abschläge automatisch an — mit korrekter Absetzung der Teilentgelte und Steuerbeträge nach § 14 Abs. 5 UStG, auch in der E-Rechnung.
Für den Steuerberater: DATEV-Export im EXTF-Format sowie direkte Übergabe an SevDesk und Lexware Office (Rechnungen erscheinen dort als Entwurf).

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Bestatter-spezifischen Funktionen?
    • Zusammenarbeit mit Friedhöfen?
    • Schnittstellen zu Versicherungen (z. B. Sterbegeldversicherung)?
    • Newsletter- oder CRM-Funktionen für Vorsorgekunden?
    • Sonstige branchenspezifische Funktionen?

Friedhöfe, Friedhofsverwaltungen und Krematorien werden als kategorisierte Kontakte geführt und dem Fall zugeordnet — eine eigene Friedhofsverwaltung (Grabstellen, Liegezeiten) bietet Memorion bewusst nicht, da wir für Bestatter bauen, nicht für Friedhofsträger. Direkte Schnittstellen zu Sterbegeldversicherungen bestehen nicht. Vorsorgekunden werden im Vorsorge-Modul verwaltet (ab Tarif Büro); ein Newsletter-/CRM-Tool ist nicht enthalten.
Branchenspezifisch stark sind dafür: die Bereitschaftsplanung mit Zuschlagsabrechnung und Lohnbüro-Export (Rufbereitschaft ist im Bestattungswesen Alltag und in kaum einer Branchensoftware sauber abgebildet), die digitale Gedenkseite und der integrierte Trauerdruck.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Umsatzstatistiken, Auslastungsanalysen, Mitarbeiterstatistiken?
    • Individuelle Reportings und Exportfunktionen?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Das Add-on „Arbeitszeit & Abwesenheit“ (ab 35 €/Monat bis 10 Mitarbeiter) umfasst Stempeluhr, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung mit Genehmigungsworkflow und Team-Abwesenheitskalender. Ergänzend: das Zeiterfassungs-Terminal als iPad-Kiosk mit QR-Code-Scan (29 €/Monat pro Standort) und die Bereitschaftsplanung (ab 35 €/Monat) mit Zuschlagsberechnung und Export für das Lohnbüro — die Daten aus Zeiterfassung und Bereitschaft dienen damit direkt der Lohnvorbereitung.
Die Auswertungen umfassen Umsatz- und Fallstatistiken (monatlich, mit Zeitraumwahl: 12 Monate, laufendes Jahr, Vorjahr), Bestattungsarten-Verteilung, Rechnungsstatus sowie Mitarbeiter- und Auslastungsanalysen (Fälle je Mitarbeiter im Zeitraum, aktuell aktive Fälle je Mitarbeiter). Für individuelle Reportings lässt sich jede Auswertung per Klick als CSV exportieren und in Excel weiterverarbeiten; dazu kommen die Exporte als PDF und im DATEV-Format. Erweiterte Statistiken gibt es ab dem Tarif Büro.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Drei Pakete, alle Preise öffentlich auf der Website, zzgl. MwSt.:
— Solo: 199 €/Monat (169 € bei Jahreszahlung) — 1 Nutzer, unbegrenzte Sterbefälle, Checklisten, Kalender, Kontakte, alle Generatoren
— Büro: 399 €/Monat (339 € bei Jahreszahlung) — bis 3 Nutzer, zusätzlich Rechnungen, Vorsorgen, erweiterte Aufgaben und Statistiken
— Institut: 599 €/Monat (499 € bei Jahreszahlung) — unbegrenzte Nutzer, Prioritäts-Support, individuelle Onboarding-Session
Add-ons (monatlich kündbar): Arbeitszeit & Abwesenheit ab 35 €, Zeiterfassungs-Terminal 29 €, Bereitschaftsplanung ab 35 €, Digitale Trauerseite 39 €, Trauerdruck Pro 39 €.
Konditionen: 0 € Einrichtungsgebühr. 30 Tage kostenlos testen. Keine Mindestvertragslaufzeit — monatlich kündbar zum Monatsende. Jahreszahlung entspricht rund zwei Geschenk-Monaten. Innerhalb der Tarife fallen keine Mehrkosten pro Nutzer an; die Nutzerzahl ist über die Paketwahl geregelt.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support per E-Mail und Telefon, komplett inhouse — wer anruft, spricht mit Menschen, die die Software selbst gebaut haben, nicht mit einem externen Callcenter. Rückmeldung erfolgt in der Regel am selben Werktag; im Tarif Institut mit Priorität und festem Ansprechpartner. In der aktuellen Pilotphase betreut die Geschäftsführung jeden Betrieb persönlich.
Direkt in der Software sitzt ein Hilfe-Chat: Ein KI-Assistent, der auf die komplette Memorion-Dokumentation trainiert ist, beantwortet Anwenderfragen sofort mit dem konkreten Klickpfad. Reicht das nicht, leitet der Nutzer den Chat mit einem Klick an den menschlichen Support weiter — die Antwort erscheint im selben Chat (Ticketsystem).
Zur Selbsthilfe außerdem: eine ausführliche Online-Dokumentation aller Module unter memorion.de/dokumentation sowie ein vollständiges Benutzerhandbuch als PDF. Fehlermeldungen in der Software sind bewusst in verständlichem Deutsch formuliert statt in Technik-Codes. Video-Anleitungen sind in Arbeit und erscheinen im Laufe des Jahres.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

— Kostenlos testen: 30 Tage, ohne Funktionseinschränkung und ohne Einrichtungsgebühr.
— Migrations-Assistent (Einstellungen → Datenübernahme): CSV-Exporte aus der Altsoftware (PowerOrdo, Nagori, Excel …) werden direkt eingelesen — die KI ordnet die Spalten automatisch den Memorion-Feldern zu, der Anwender prüft die Vorschau und übernimmt Kontakte, Vorsorgeverträge und Alt-Sterbefälle (ins durchsuchbare Archiv). Ihr Altsystem muss Ihnen Ihre Daten herausgeben (Art. 20 DSGVO).
— Zusätzlich: Artikel-/Preiskataloge per CSV oder per KI direkt aus PDF-Preislisten.
— Wechselservice: Den Umstieg begleiten wir darüber hinaus persönlich; im Tarif Institut ist eine individuelle Onboarding-Session enthalten.
Zusätzlich läuft aktuell unser Pilotpartner-Programm: ausgewählte Betriebe testen kostenlos und erhalten dauerhaft 15 % Rabatt auf den gewählten Tarif (memorion.de/pilotpartner).

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Wir sind ehrlich: Memorion ist 2026 in der Pilotphase, unsere Erfahrungsberichte stammen aus aktiven Pilotbetrieben — nicht aus hunderten Installationen. Die Rückmeldungen daraus sind aber sehr konkret. Eine Mitarbeiterin eines Pilotbetriebs, die zuvor mit etablierter Branchensoftware gearbeitet hat, war anfangs ausdrücklich skeptisch — ihr Fazit nach der Einarbeitung: übersichtlich, strukturiert, deckt alles ab, „erspart mir jeden Tag zwei Stunden Arbeit“, und vor allem: endlich eine Plattform statt mehrerer Programme.
Am meisten geschätzt werden der Ausweis-Scan in der Aufnahme, die Checklisten je Fall und der integrierte Trauerdruck. Geäußerte Wünsche — etwa Detailverbesserungen im Kalender — haben wir in der Pilotphase teils innerhalb weniger Tage umgesetzt; genau diese Geschwindigkeit ist derzeit unser größter Vorteil.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

Ehrliche Einordnung: Memorion ist ein Neueinsteiger im deutschen Markt. Wir veröffentlichen grundsätzlich keine geschönten oder erfundenen Nutzerzahlen — die Software ist in der Pilotphase mit aktiven Betrieben im Echteinsatz. Die Dynamik ist aber messbar: Nach dem Besuch der BEFA 2026 ist das Interesse der Branche da; in den kommenden Monaten folgen voraussichtlich rund zehn weitere Pilotbetriebe. Auf der LEBEN UND TOD in Freiburg (Oktober 2026) stellen wir als einer von nur sechs ausgewählten Innovatoren auf dem Ideen.Campus aus. Die altovate GmbH ist Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi); die Mitgliedschaft im Bundesverband Bestattungsbedarf ist in Arbeit.
Der breite Markteintritt ist bewusst für den Jahreswechsel 2026/2027 geplant — viele Bestattungshäuser sind durch feste Vertragslaufzeiten an das Jahresende gebunden. Für Wechsler bedeutet das konkret: Zufriedene Pilotnutzer zahlen während der Restlaufzeit bei ihrem bisherigen Anbieter bei uns keinen Basispreis; lediglich individuell genutzte Add-ons (z. B. der Briefversand) werden fällig.
Unsere Position beziehen wir über überprüfbare Punkte: die technisch modernste Plattform im Markt (Web, KI, E-Rechnung ab Werk), vollständige Preistransparenz ohne Einrichtungskosten und monatliche Kündbarkeit. Wer das prüfen will, kann es 30 Tage kostenlos tun.

29. Schlussplädoyer: Für welche Bestattungsunternehmen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders gut geeignet ist Memorion für kleine und mittlere Bestattungshäuser von 1 bis etwa 20 Mitarbeitern, die Zettelwirtschaft oder einen Flickenteppich aus Einzelprogrammen ablösen wollen, mobil arbeiten möchten und Wert auf planbare monatliche Kosten ohne Einrichtungsgebühr legen. Auch Betriebe mit mehreren Filialen und Teams sind mit dem Institut-Tarif (unbegrenzte Nutzer) gut bedient — Bereitschaftsplanung und Zeiterfassung sind genau dafür gebaut.
Weniger geeignet sind wir für Betriebe, die zwingend eine lokal installierte Offline-Software wollen, für Friedhofs- und Krematoriumsverwaltungen als Hauptzweck sowie für Großorganisationen, die tiefe Individual-Anpassungen und eine offene API voraussetzen (die API ist in Arbeit).

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:

Zwei Punkte, die im Fragebogen nur am Rand vorkamen:

1. E-Rechnungspflicht: Memorion erzeugt XRechnung und ZUGFeRD ab Werk und ohne Aufpreis — bei der Softwareauswahl 2026 sollte das ein K.-o.-Kriterium sein.
2. KI und Datenschutz schließen sich nicht aus: Alle KI-Funktionen laufen DSGVO-konform, ohne dass Daten für Modell-Training verwendet werden. Die Skepsis der Branche gegenüber KI nehmen wir ernst — deshalb setzen wir KI ausschließlich als Werkzeug unter Kontrolle des Anwenders ein, nie als Automatik ohne Prüfung.
   Für interessierte Betriebe läuft aktuell das Pilotpartner-Programm: kostenlos testen, dauerhaft 15 % Rabatt, direkter Draht zur Entwicklung — memorion.de/pilotpartner. Kontakt: [email protected] · getmemorion.com