meinOnlineBüro als Bestattersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit meinOnlineBüro

Wir haben die meinOnlineBüro GmbH über ihre Bestattersoftware meinOnlineBüro ausgefragt.

Die Antworten der meinOnlineBüro GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Bestattersoftware in 3 Sätzen.

Die Bestattersoftware meinOnlineBüro wurde gemeinsam mit Bestattungsunternehmen entwickelt und bietet eine praxisnahe Cloud-Lösung, die 30 Tage lang kostenlos getestet werden kann. Sie ermöglicht die vollständige digitale Abwicklung eines Sterbefalls – von der flexiblen Datenerfassung über individuelle Formulare, E-Mail-Integration, Kostenvoranschläge und Rechnungen bis hin zur mobilen Nutzung für alle Mitarbeitenden. Zusätzlich unterstützt sie Vorsorgeverträge, die im Bedarfsfall direkt einbezogen und verarbeitet werden können.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Praxisnahe Entwicklung gemeinsam mit Bestattern
    • Hohe Flexibilität durch frei anpassbare Datenfelder und Formulargenerator
    • Komplette Digitalisierung aller Prozesse inkl. mobiler Nutzung
    • Integrierte Vorsorgeverwaltung

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Die Digitalisierung eines kompletten Bestattungsprozesses bietet enorme Vorteile – kann aber für weniger technikaffine Anwender anfangs etwas herausfordernd sein. Zudem fehlen aktuell eine Offline-Funktion sowie Schnittstellen z. B. zu Google Kalendern.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es ist eine Web-Anwendung und entsprechend muss nichts installiert werden.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja – alle Funktionen sind mobil verfügbar. Als Lesezeichen oder Web-App installiert, ist die Software wie eine App auf jedem Endgerät nutzbar.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja – mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig arbeiten. Zu beachten ist, dass die letzte Speicherung eines Datensatzes maßgeblich ist.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Software ist auf allen gängigen Browsern nutzbar. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden automatisch im Hintergrund eingespielt. Sie erfolgen regelmäßig sowie bei Bedarf auch kurzfristig bei Verbesserungen oder Problemen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups erfolgen automatisch in professionellen deutschen Rechenzentren.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

https://www.meinonlinebuero.de/datenschutz/

https://www.meinonlinebuero.de/datenschutzerklaerung/

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Ein integrierter E-Mail-Client ermöglicht die Anbindung von Konten per IMAP/SMTP oder Oauth2, sodass E-Mails direkt im System verwaltet und dokumentiert werden können. Serien-E-Mails sind ebenfalls möglich. Zudem besteht eine Bankenschnittstelle zur Verwaltung von Zahlungen sowie eine DATEV-Schnittstelle zur Übergabe von Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Bestatter-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Sterbefall-Erfassung?
    • Wie können neue Sterbefälle angelegt werden?
      • • Sterbefälle werden über die Kontakterfassung angelegt: zunächst der Verstorbene, anschließend die Angehörigen und danach alle relevanten Daten in einem eigenen Bereich.
    • Gibt es Vorlagen oder automatisierte Workflows?
      • • Ja, ein Formulargenerator ermöglicht automatisches Befüllen von Dokumenten, Versand per E-Mail und weitgehend automatisierte Prozesse.
    • Weitere Funktionen im Bereich Sterbefall-Erfassung?
      • • Individuelle Datenfelder, zentrale E-Mail-Ablage, direkte Erstellung von Rechnungen sowie Integration von Vorsorgeverträgen.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Kundendaten?
    • Strukturierte Erfassung von Angehörigen, Verstorbenen, Kontaktdaten
      • • Zentrales CRM mit strukturierter Erfassung und Verknüpfung aller Kontakte.
    • Speicherung von Vertragsunterlagen und Dokumenten?
      • • Dokumente und E-Mails werden direkt beim Kontakt gespeichert.
    • Historie und Nachverfolgung von Aufträgen?
      • • Vollständige Historie über Angebote, Aufträge und Rechnungen.
    • Weitere Funktionen im Bereich Verwaltung von Kundendaten?
      • • Adresslisten, mobile Nutzung und Einbindung von Vorsorgeverträgen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Formalitäten und Behördengängen?
    • Gibt es Funktionen zur Verwaltung von behördlichen Formularen und Dokumenten?
      • • Formulare werden automatisch mit Daten befüllt und können direkt erstellt, gedruckt oder versendet werden.
    • Unterstützt die Software beim Abmeldeprozess bei Ämtern?
      • • Ja, durch automatisierte Formulare und Datennutzung.
    • Allgemeiner Abmelden-Assistent?
      • • Automatisierte Prozesse vereinfachen auch allgemeine Abmeldungen.
    • Können Angehörige digital unterzeichnen?
      • • Digitale Signatur ist geplant, aber aktuell noch nicht verfügbar.
    • Was möchten Sie sonst noch anmerken?
      • • Formalitäten werden durch Automatisierung deutlich effizienter und digitalisiert.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung von Trauerfeiern?
    • Erstellung von Ablaufplänen?
      • • Ablaufpläne können aus Daten generiert und als PDF erstellt werden.
    • Verwaltung von Musikstücken, Rednern, Blumenschmuck?
      • • Alle Elemente können direkt dokumentiert und verwaltet werden.
    • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?
      • • Dienstleister können verwaltet und direkt kontaktiert werden.
    • Weitere Funktionen?
      • • To-Do-Listen, mobile Nutzung und zentrale Kommunikation.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Traueranzeigen?
    • Gibt es Vorlagen?
    • Individuelle Layouts?
    • Export/Versand möglich?
    • Zahlungen/Mahnwesen?
    • Weitere Anmerkungen?

Keine Online-Gestaltung vorhanden. Dafür umfangreiches Auftragswesen inklusive Rechnungen, Mahnwesen und Zahlungsabgleich.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Kalenderfunktionen?
      • • Integrierter Kalender mit automatischer Anzeige aller relevanten Termine.
    • Erinnerungen?
    • Synchronisation?
    • Weitere Funktionen?

Weitere Funktionen wie Synchronisation sind aktuell nicht vorhanden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software durch Online-Services für Angehörige?
    • Kundenportal?
    • Digitale Abstimmung?
    • Online-Rechnungen?
    • Weitere Funktionen?

Derzeit keine Online-Services für Angehörige vorhanden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Inventarverwaltung?
    • Verwaltung von Inventar?
    • Übersicht?

Lagerverwaltung mit Bestandsübersicht und optionaler Serialisierung für Produkte wie Urnen und Särge.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung & Buchhaltung?
    • Rechnungsstellung?
    • Zahlungseingänge & Mahnwesen?
    • DATEV?
    • Weiteres?

Kernfunktion mit Rechnungen, Abschlags- und Teilrechnungen. Bankanbindung, automatisiertes Mahnwesen und DATEV-Schnittstelle sind integriert.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Bestatter-spezifischen Funktionen?
    • Friedhöfe?
    • Versicherungen?
    • Newsletter/CRM?
    • Weitere?

Zusammenarbeit über Formulare, keine Versicherungsschnittstellen, Serienmails für Vorsorgekunden möglich.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management?
    • Statistiken?
    • Reportings?
    • Weitere?

Zeiterfassung inkl. Urlaub/Krankheit sowie individuelle Reportings und Umsatzanalysen möglich.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software?
    • Pakete?
      • • Abgestufte Funktionspakete vorhanden.
    • Kosten?
      • • 500 € einmalig + 1.800 € jährlich + 9,50 € pro Sterbefall.
    • Nutzerkosten?
      • • 5 Nutzer inklusive.
    • Laufzeit?

Mindestlaufzeit 1 Jahr mit jährlicher Kündigungsmöglichkeit.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Telefon, E-Mail, Live-Chat und Fernwartung sowie umfangreiche Online-Hilfe.

26. Inwiefern wird der Einstieg erleichtert?

30 Tage kostenlose Testphase sowie Import von Stammdaten per CSV und Unterstützung durch Mitarbeiter.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen:

Kunden loben besonders den persönlichen Support, die einfache Bedienung, den großen Funktionsumfang, die Cloud-Flexibilität und das faire Preis-Leistungs-Verhältnis.

28. Marktposition:

Kleiner unabhängiger Anbieter, ausgezeichnet durch den Bundesverband Mittelstand (BVMID).

29. Schlussplädoyer:

Besonders geeignet für kleinere Bestattungsunternehmen und Betriebe mit Bedarf an flexibler Cloudlösung und mobilem Arbeiten.