Pacemo Flow als Bestattersoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Pacemo Flow

Wir haben Pacemo Flow über ihre Bestattersoftware ausgefragt.

Die Antworten von Pacemo Flow sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Bestattersoftware in 3 Sätzen.

Pacemo Flow ist eine leicht zu bedienende und trotzdem vollumfängliche  cloudbasierte Bestattersoftware zu fairen Preisen. Sie unterstützt den Bestatter bei der Verwaltung von Sterbefällen und Vorsorgen durch die Digitalisierung praxisrelevanter Prozesse. Von der Datenerfassung über die Dokumentenverwaltung, Termin- & Aufgabenplanung bis hin zur Angebots- & Rechnungserstellung, sowie zahlreiche zusätzliche Module.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Einfacher Zugriff über Computer, Tablets, Smartphones
    • Übersichtliche & moderne Benutzeroberfläche (intuitive Bedienung)
    • Professioneller, schneller & sympathischer Support
    • Preisgestaltung anhand der Nutzerzugänge; unabhängig von der Anzahl der Sterbefälle/Vorsorgen
    • Enorme individuelle Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb der Software (individuelle Felder/Ereignisse, eigene Vorlagen/Textbausteine)
    • Digitale Unterschrift

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

• • • Kein Kundenportal (in Arbeit)
    • Fehlende Musikdatenbank
    • Kein Offline-Modus

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Web-Anwendung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Alle Funktionen sind mobil nutzbar. Keine gesonderte App.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Nutzer können von unbegrenzt vielen Geräten gleichzeitig arbeiten. Es kann zeitgleich im selben Sterbefall gearbeitet werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es gibt keine technischen Voraussetzungen bezüglich des Betriebssystems oder der Endgeräte. Lediglich ein Internetzugang wird vorausgesetzt. Für eine optimale Nutzererfahrung, empfehlen wir die aktuellste Version des Browsers zu nutzen.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In der Regel alle zwei Wochen außerhalb der gängigen Arbeitszeiten unserer Kunden (sowohl kleine als auch große Updates). Updates werden automatisch / serverseitig ausgeführt. Dies beinhaltet System-, Feature- & Sicherheits-Updates, Quality of Life Verbesserungen, sowie die Entwicklung neuer Module.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Unter Einstellungen gibt es einen dedizierten Bereich für Exporte. In diesem können jederzeit Daten (Sterbefälle/Vorsorge, Angebote/Rechnungen, Produkte, Kontakte, Kassenbuch, DATEV) für frei wählbare Zeiträume in einem lesbaren Format heruntergeladen werden.
Um Backups zu erstellen sind keinerlei technische Vorkenntnisse nötig. Um Backups auszulesen wird ein einfacher Umgang mit Excel vorausgesetzt. Konkrete Zuarbeiten, die über den Support im Umgang mit Pacemo Flow hinausgehen können stundenweise zugebucht werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Daten werden über AWS nach ISO-27001 auf drei unterschiedlichen Server-Standorten in Deutschland gesichert.
AWS ist als weltweit sicherste Cloud-Infrastruktur konzipiert, auf der Anwendungen und Workloads erstellt, migriert und verwaltet werden können. Untermauert wird dies durch das Vertrauen von Millionen von Kunden, darunter besonders sicherheitssensible Organisationen wie Behörden, Gesundheitseinrichtungen und Finanzdienstleister.
Darüber hinaus gibt es wiederkehrende interne Schulungen und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Adelta, Trauerdruck.app, Datev (nur Export), Pacem-Digital, Google-Maps, Google Kalender, SMTP-Server für Mails, Signly

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Bestatter-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Sterbefall-Erfassung?
    • Wie können neue Sterbefälle angelegt werden?
    • Gibt es Vorlagen oder automatisierte Workflows?
    • Weitere Funktionen im Bereich Sterbefall-Erfassung?

Sterbefälle können vollumfänglich erfasst werden, von Auftraggeber über Verstorbene, Ereignisse, Aufgaben und vieles mehr. Diese Bereiche sind in den unterschiedlichen Bereichen mit Kopie- und Kontaktfunktionen ausgestattet, die eine schnelle Eingabe ermöglichen. Außerdem gibt es reichlich Wenn-Dann-Automatisierungen für Mails, Bestattungsabläufe, Aufgaben & Abrechnungen. Des Weiteren ist eine Erstellung von Trauerdrucken und Gedenkportalen über die SF-Erfassung möglich.

Durch individuelle Felder und Ereignisse erhält der Bestatter die Möglichkeit die Eingabefelder mit seinen eigenen Wünschen zu erweitern. Zusätzlich ist eine Erstellung von Trauerdrucken und Gedenkportalen über die SF-Erfassung möglich.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Kundendaten?
    • Strukturierte Erfassung von Angehörigen, Verstorbenen, Kontaktdaten
      • • Pacemo enthält vordefinierte Datenfelder zum Erfassen von Angehörigen, Verstorbenen und deren Kontaktdaten direkt innerhalb des angelegten Sterbefalls/Vorsorge.
          Für wiederkehrende Kontakte bieten wir ein Adressbuch. Bei der Datenerfassung erhält der Kunde Zugriff auf sein Adressbuch um unnötige Datenerfassung zu vermeiden.
    • Speicherung von Vertragsunterlagen und Dokumenten?
      • • Auch die Vertragsunterlagen und Dokumente werden im Sterbefall/Vorsorge gespeichert und sind so schnell und eindeutig zuzuordnen.
    • Historie und Nachverfolgung von Aufträgen?
      • • Der Nutzer kann bearbeitete Sterbefälle/Vorsorgen archivieren. Dabei hat er vollen Zugriff auf das Archiv und kann auf archivierte Informationen zugreifen und sie weiterhin bearbeiten.
    • Weitere Funktionen im Bereich Verwaltung von Kundendaten?
      • • Auf der Benutzeroberfläche stehen dem Bestatter verschiedene Filter zur vefügung. Zudem lassen sich bearbeitete Sterbefälle und Vorsorgen archivieren.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Formalitäten und Behördengängen?
    • Gibt es Funktionen zur Verwaltung von behördlichen Formularen und Dokumenten?
      • • Alle benötigten Formulare für Behörden werden für die Bestatter in Pacemo Flow hinterlegt und beschreiben sich automatisch mit den hinterlegten Daten aus dem jeweiligen Sterbefall. Das Dokument kann im Anschluss heruntergeladen, gedruckt oder direkt per E-Mail aus Pacemo Flow heraus verschickt werden.
    • Unterstützt die Software beim Abmeldeprozess bei Ämtern (z. B. Standesamt, Rentenversicherung, Krankenkasse)?
      • • Zudem bieten wir Vorlagen für Abmelde-Anschreiben. Der Bestatter kann sich zusätzlich eigene Abmeldeanschreiben als Vorlage speichern.
    • Allgemeiner Abmelden-Assistent (Verträge, Mitgliedschaften, Abos, etc.)?
      • • Falls gewünscht kann der Bestatter alle Abmeldungen inkl. digitaler Nachlassverwaltung über unseren Partner Pacem-Digital abwickeln.
    • Können Angehörige Aufträge, Vollmachten oder Datenschutz-Einwilligungen digital unterzeichnen?
      • • Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine digitale Unterschrift im Profil zu hinterlegen und automatisch auf Formularen eintragen zu lassen.
          Über unseren Partner Signly können Formulare vom Kunden digital unterzeichnet werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung von Trauerfeiern?
    • Erstellung von Ablaufplänen?
      • • Für jede Bestattungsart lassen sich eigene Ablaufpläne als Vorlage hinterlegen. Hierzu bieten wir vordefinierte Ereignisse oder der Bestatter erstellt sich eigene Ereignisse.
    • Verwaltung von Musikstücken, Rednern, Blumenschmuck?
      • • Informationen wie Musikstücke, Redner, Blumenschmuck etc. werden in Pacemo Flow in den passenden Datenfeldern im Sterbefall hinterlegt und sind dort abrufbar.
    • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Floristen, Redner, Musiker, etc.)?
      • • Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern unterstützt Pacemo Flow mit den hinterlegten Formularen und der E-Mail Funktion.
          Für wiederkehrenden E-Mails können Sie sich passende Vorlagen speichern und dort auch schon den passenden Empfänger hinterlegen.
    • Weitere Funktionen im Bereich Planung von Trauerfeiern?
      • • Unter den Einstellungen hat der Bestatter zudem die Möglichkeit, sich Aufgabenlisten abzuspeichern. Diese wählt er dann aus einer Drop-Down Liste im Sterbefall/Vorsorge aus.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Traueranzeigen?
    • Gibt es Vorlagen für Traueranzeigen, Danksagungen oder Trauerkarten?
      • • Den kompletten Trauerdruck können unsere Kunden über das Zusatzmodul Pacemo Tribute abwickeln. Tribute übernimmt automatisch wichtige Datensätze aus der Sterbefallverwaltung und bietet umfangreiche Bildbearbeitungsfunktionen wie AI-Bildoptimierung, Freistellung von Bildern, Filteroptionen, Schnittstellen zu Bilddatenbanken (lizenzfrei) und Gedenk- und Erinnerungsbücher.
    • Können individuelle Layouts gestaltet werden (z. B. Logos, Fotos, Symbole)
      • • Der Nutzer kann sich seine eigenen Vorlagen in Tribute anlegen, speichern und diese Vorlagen anschließend auch in anderen Sterbefällen nutzen.
    • Ist ein direkter Export oder Versand an Druckereien/Zeitungen/Online-Trauerportale möglich?
      • • Der Nutzer kann die Drucke wahlweise bei unserer Partnerdruckerei mit Option auf Next-Day-Lieferung bestellen oder die Daten für anderweitigen Druck abrufen.
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen?
      • • Ein Mahnwesen besteht. Der Status der Zahlungseingänge kann als bezahlt / teilweise bezahlt / noch offen hinterlegt werden.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Traueranzeigen anmerken?
      • • AI-Bildoptimierung, AI-Bildfreistellung, Schnittstelle zu Fotodatenbanken (Pexels & Unsplash mit Millionen von frei verfügbaren Fotos), Gedenk- und Erinnerungsbücher, Druckerei-Schnittstelle zur automatischen Next-Day Lieferung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Kalenderfunktionen für Trauerfeiern, Beisetzungen, Beratungsgespräche?
      • • Pacemo verfügt über einen eigenen Kalender für jeden Nutzer. Ereignisse wie z.B. die Trauerfeier, Beratungsgespräche oder Überführungen werden beim Anlegen im Sterbefall hinterlegt und automatisch als Kalendereintrag übernommen.
          Somit sparen die Kunden eine doppelte Datenpflege und Übertragungsfehler.
    • Erinnerungsfunktionen und Benachrichtigungen für Kunden/Angehörige?
      • • Mit Implementierung des Kundenportals (voraussichtlich Q1 2026) wird diese Funktion ergänzt.
    • Synchronisation mit externen Kalendern (z. B. Outlook, Google, Apple…)?
      • • Externe Kalender können angebunden werden . Die Termine werden dann automatisch aus Pacemo Flow in den externen Kalender übertragen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software durch Online-Services für Angehörige?
    • Gibt es ein Online-Kundenportal, in dem Angehörige Dokumente hochladen oder einsehen können?
      • • Grundsätzlich können Kunden von Pacemo sämtliche Dateien (Formulare, Anschreiben, Rechnungen, Bilder etc.), die im Sterbefall/der Vorsorge hinterlegt sind via integrierter E-Mail Funktion an die Angehörigen schicken oder digital Unterschreiben lassen.
    • Können Trauerfeiern oder Abläufe digital abgestimmt und geplant werden?
      • • Diese Funktion kommt mit der Erweiterung unseres Kundenportals (voraussichtlich Q1 2026).
    • Lassen sich Rechnungen oder Angebote online bereitstellen und freigeben
      • • siehe oben.
    • Weitere Funktionen im Bereich Online-Services für Angehörige?
      • • Für die Gedenkseiten kann der Bestatter entscheiden, ob er den Angehörigen Administrationsrechte erteilen möchte. Mit diesen können die Hinterbliebenen auf der Gedenkseite z.B. Bilder hochladen, Termine bekannt geben oder Zitate zur Trauerfeier hinzufügen. Außerdem haben Angehörige die Möglichkeit, auf Basis der Gedenkseite ein Gedenkbuch erstellen zu lassen. Dies kann über unsere Partnerdruckerei online bestellt werden.
          Der Bestatter hat keinerlei Mehraufwand und erhält eine Provision des Verkaufspreises.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Inventarverwaltung?
    • Verwaltung von Fahrzeugen, Särgen, Urnen und sonstigem Inventar? Übersicht über Verfügbarkeiten und Reservierungen?
      • • Mit der Kernsoftware Pacemo Flow lassen sich Produkte und Dienstleistungen inklusive Bildern sowie Produkt- und Leistungsgruppen erfassen. Diese stehen anschließend für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen zur Verfügung. Angebote und Rechnungen können entweder jederzeit individuell über eine Übersicht zusammengestellt oder nach einmaliger Einrichtung vollständig automatisiert erstellt werden.
          Mit dem Zusatzmodul Warenwirtschaft können ausgewählte Produkte filial- oder hauptsitzbezogen mit Bestandsmengen und Mindestbeständen hinterlegt werden. So behält der Bestatter jederzeit den Überblick darüber, ob Produkte vorrätig sind, Mindestbestände unterschritten wurden oder Nachbestellungen erforderlich sind.
          Zudem kann zum Jahresabschluss eine Inventur erstellt werden. Darüber hinaus können Produkte vor dem Ausbuchen reserviert werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung & Buchhaltung?
    • Rechnungsstellung (inkl. Abschlags- und Teilrechnungen)?
      • • Angebote und Rechnungen lassen sich in Pacemo Flow erstellen und verwalten.
        • Abschlags- und Teilzahlungen möglich
        • Festschreibung mit Zeitstempel
        • Stornierung von Rechnungen
    • Verwaltung von Zahlungseingängen & Mahnwesen (Verknüpfung mit Bankkonto möglich?)
      • • Zahlungseingänge hinterlegen inkl. automatische Restkostenberechnung
        • Automatische Anzeige von überfälligen Rechnungen
        • Gutschriften & Mahnwesen
        • Keine Verbindung zu Bankkonten
    • Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme, etc.) möglich?
      • • DATEV Export
        • Export von Angeboten & Rechnungen (gesammelt für ausgewählte Zeiträume)
    • Weiteres zum Thema Abrechnung & Buchhaltung?
      • • Zusatzmodul Kassenbuch

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Bestatter-spezifischen Funktionen?
    • Zusammenarbeit mit Friedhöfen?
      • • Alle Friedhofsformulare können vollständig automatisiert werden.
    • Schnittstellen zu Versicherungen (z. B. Sterbegeldversicherung)?
      • • Zum aktuellen Zeitpunkt nicht, hier ist die Schnittstelle zur Bestattungstreuhand jedoch schon in Arbeit.
    • Newsletter- oder CRM-Funktionen für Vorsorgekunden?
      • • Nein
    • Sonstige branchenspezifische Funktionen?
      • • Nein

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
      • • Umfangreiches Rechtssystem für die Nutzer.
    • Umsatzstatistiken, Auslastungsanalysen, Mitarbeiterstatistiken?
      • • Analyse/Rückblick von Umsatz und Sterbefallanzahl für die vergangenen 12 Monate inkl. Selektionsmöglichkeiten der Bestattungsart.
    • Individuelle Reportings und Exportfunktionen?
      • • Alle Datensätze aus Sterbefällen, Vorsorgen, Kontakten, Produkten, Angeboten, Rechnungen können in den Einstellungen für selbstgewählte Zeiträume heruntergeladen und lokal gespeichert werden.
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?
      • • Adressbuch für den Bestatter (Schnellzugriff auf die Adresskategorien auch bei der Datenerfassung)

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Pacemo Flow ist in allen Paketen bis auf wenige Zusatzmodule vollumfänglich nutzbar. Die Funktionen werden innerhalb der Tarife NICHT abgestuft. Egal ob KMU oder Großbestatter. Verschiedene Pakete unterscheiden sich einzig in der Anzahl an Zugängen. Zusatzmodule können nach Bedarf hinzugefügt werden (Preise auch auf der Website).
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
      • • Mehrkosten für weitere Nutzer?- Sie finden alle unsere Preise auf der Website in der Übersicht. Die Abrechnung erfolgt auf wiederkehrenden Lizenzgebühren. Dabei kann unser Kunde sich aussuchen, ob monatlich oder jährlich abgerechnet werden soll.Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
          Die Kündigungsfristen sind dabei an die Vertragslaufzeit geknüpft (monatlich = monatliche Kündigungsfrist; jährlich = Kündigungsfrist einen Monat vor automatischer Verlängerung des Vertrags).

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • Unseren Support erreichen die Bestatter über unser integriertes Kommunikations-Tool in der Software (Intercom) via Chat, per Mail oder über das Telefon.
          Darüber hinaus können sich unsere Kunden sogenannte Support-Sprechstunden buchen. Dies ist ein 1zu1 Videocall mit unserem Support, bei dem komplexere Fragestellungen im Detail besprochen werden können und wir uns ggf. auch per Fernwartung einschalten.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • In-house
    • Wartezeiten?
      • • Wir stehen unseren Kunden zu den normalen Geschäftszeiten zur Verfügung. Dabei variieren die Wartezeiten je nach aufkommen der Supportanfragen und über welchen Kanal die Anfragen kommen.
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos
      • • Weiterhin haben die Kunden die Möglichkeit über Intercom unseren Hilfebereich mit vielen nützlichen Tips und Video-Tutorials zu nutzen. Umfangreiches Support-Tool (Intercom) inkl. Hilfebereich mit Video-Tutorials & FAQ

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Nach der Web Demo bieten wir eine kostenlose 7 Tage Test Version für Interessenten an. Dabei steht die Software vollumfänglich zur Verfügung.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Je nach Altsoftware bieten wir unterschiedliche Importmöglichkeiten an. Dabei können wir Datensätze aus Sterbefällen, Vorsorgen und Kontakte importieren. Bei einem Import über die .bak Datei können auch Dokumente aus Sterbefällen und Vorsorgen übernommen werden.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Wir bieten einen umfangreichen Onboarding-Prozess. Zusätzlich zu unserer Online Schulung für jeden Neukunden richten wir die eingesendeten Formulare in den Kundenaccount ein und passen die Briefpapiere und Logos an unsere Vorlagen an.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

• • • Übersichtlichkeit / intuitiv nutzbar
    • Schneller Einstieg (Datenimport, Onboarding, erster Sterbefall)
    • Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

• • • Zweitgrößter Anbieter für Bestattersoftware in der DACH-Region
    • Über 500 Bestattungshäuser in der DACH-Region

29. Schlussplädoyer: Für welche Bestattungsunternehmen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

• • • Durch modular zukaufbare Features flexibel
    • Durch Abrechnung pro Zugang auch für kleine Unternehmen interessant
    • Ungeeignet für Bestatter, die mit On-Premise Lösungen arbeiten möchten.